Kirjanpidon tärkeät raportit
Kirjanpidosta voi johtaa monenlaisia raportteja eri käyttötarkoituksiin, mutta kiistatta tärkeimmät raportit ovat tuloslaskelma ja tase. Ne ovat nykyään osakeyhtiöille pakollisia määrämuotoisia raportteja, mutta aina ei suinkaan ollut niin.
Tulos ja tase ovat käsitteellisesti osa kahdenkertaista kirjanpitoa, mikä tulee ilmi Luca Paciolin kahdenkertaisen kirjanpidon alkuteoksesta (Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita). Kirja on hyvin metodikeskeinen ja painottuu erittäin vahvasti taseeseen, tuloksen jäädessä melkein triviaalille tasolle. Teos vastasi kauppiaiden tarpeeseen ja toisaalta omaisuuden hallinta on kenelle tahansa hyvä porkkana. Tasepainotuksestaan huolimatta nykylukijan saattaisi olla vaikea tunnistaa kirjasta tasetta, tuloslaskelmasta puhumattakaan.
Saman kolikon kääntöpuolet
Mitä tuloslaskelman ja taseen sitten pitäisi kuvata? Otetaan esimerkiksi tuntilaskutusta tekevä konsultti. Konsultti tuottaa yritykselleen rahallista arvoa, kun hän kuluttaa kaloreitaan merkkijonojen kirjoittamiseen, lipevään keskusteluun ja teatraaliseen käsien heiluttamiseen. Kalorit palavat ja arvo kasvaa päivä päivältä ennen kuin yhtäkään laskua on lähetetty. Kuukausi vaihtuu ja konsultti on tuottanut yritykselleen rahallista arvoa. Toinen puoli näkyy tuloslaskelmassa liikevaihtona ja toinen puoli taseessa omaisuutena. Omaisuus ei ole vielä kassassa, vaan se on saamisena.
Toisena kuukautena konsultti lopettaa käsien heiluttelun ja ainoastaan laskuttaa edellisen kuukauden toiminnan arvon. Tuloslaskelmalle ei kirjauksia, taseessa omaisuus vaihtuu siirtosaamisesta myyntisaamiseksi. Kolmantena kuukautena asiakas maksaa laskun. Tuloslaskelmalle ei kirjauksia, taseessa omaisuus vaihtuu myyntisaamisesta likvidiksi rahaksi. Vihdoinkin!
Tuloslaskelma ja tase ovat yhteydessä toisiinsa, mutta kuvaavat eri asioita. Tuloslaskelman pitäisi kuvata kaloreiden polttoa siinä tahdissa kuin niitä poltetaan; ei siinä tahdissa kuin niistä laskutetaan tai maksetaan. Tase on taas laskuja ja maksuja varten, kuvaamaan yrityksen omaisuutta ja velkoja.
Tuloksen ja taseen suhde aikaan on myös tyypillisesti erilainen käytännön syistä. Tase on omaisuuden ja velkojen kumulatiivinen tilannekuva tietyllä ajanhetkellä. Tuloslaskelma taas esittää toiminnan muutosluvut valitulta aikaväliltä. Nykymuodossaan tulos ja tase suhtautuu myös netottamiseen eri tavalla. Tase netottaa, koska saldo kiinnostaa eikä rahan lisäykset sekä vähennykset. Tuloslaskelman pitää taas näyttää tuotot ja kulut erikseen, koska pelkän tuloksen perusteella toimintaa olisi hyvin vaikea analysoida.
Historian haasteet
Taseen kehityksen merkkipaaluna voidaan pitää Englannin Itä-Intian Kauppakomppanian tilinpäätöstä vuonna 1.5.1782. Brittiläinen, sen ajan maailman mahtavin korporaatio oli ajautunut kriisiin, kun kuukausi aikaisemmin omistajat esittivät yhtiökokouksessa epäluottamuksen yhtiön maksukyvystä. Pelkkien tilisaldojen tulkinta oli haastavaa ja positiivinen nettovarallisuus pahimmillaan johti väärintulkintaan yhtiön maksukyvystä. Tämän seurauksena 13 omistajan työryhmä aloitti selvityksen, joka johti tasetilien luokitteluun niiden likviditeetin mukaan.
Tase jaettiin pää- ja alaryhmiin. Omaisuus jaettiin kahteen pääryhmään: karkeasti suomennettuna nopeaan ja kuolleeseen varastoon. Kuollut varasto ei suinkaan tarkoittanut arvotonta omaisuutta, vaan pysyvän luonteista omaisuutta, jotka eivät olleet toiminnan jatkuvuuden kannalta muutettavissa rahaksi.
Mitä sitten kuollut varasto piti sisällään? Kontekstiksi voidaan sanoa, että Itä-Intian Kauppakomppania oli oikeasti kuin cyberpunkin dystooppinen megakorporaatio, niinpä kuollut varasto sisälsi muun muassa yhtiön armeijan linnakkeita, aluksia, rakennuksia ja sotakalustoa. Pääryhmien lisäksi omaisuus ja velat jaettiin alakategorioihin. Esimerkiksi nopean varaston alaryhmään kuului kelluva varasto, joka viittasi nimensä mukaisesti valtamerialuksien sisuksissa kelluvaan omaisuuteen matkalla määränpäähänsä. Ryhmittelyn ansiosta päästiin todelliseen analyysiin yhtiön maksuvalmiudesta, joka vertasi likvidiä sekä likvidiksi helposti muutettavaa omaisuutta lyhyt- ja pitkäaikaisiin velkoihin. Maksukyky todettiin lopulta riittäväksi, joskin ehkä osittain hieman tarkoituksenhakuisella luokittelulla.
Samoihin aikoihin keramiikkayrittäjä Josiah Wedgwood paini talousdatan kanssa. Hän tarkasteli taloutta kuitenkin toiminnan näkökulmasta, tai täsmällisemmin oman aikansa massatuotannon näkökulmasta. Wedgwood tunnetaan erityisesti kustannuslaskennan pioneerina, mutta oivallus kulujen suhteesta liikevaihtoon heijastuu myös modenriin tuloslaskelmaluokitteluun. Wedgwood ymmärsi, että tietyt kulut kuten savi, väriaineet ja tuotantotyöntekijöiden palkat ovat luonteeltaan muuttuvia, eli ne kasvavat tai laskevat liikevaihdon suhteessa. Toisaalta taas hallinnon palkat ja toimitilakustannukset ovat luonteeltaan kiinteitä, jotka eivät juuri muutu liikevaihdon muuttuessa. Tämä johti oivallukseen siitä, että toiminnan kannattavuutta voi parantaa myös tuotannon lisäämisellä, toisin sanoen kulujen kasvattamisella, kunhan ne ovat luonteeltaan oikeanlaisia.
Syvä olemus
Tulos ja tase kuvaa saman taloudellisen todellisuuden eri puolia, mutta niitä yhdistää luokittelun logiikka, joka on syntynyt aidoista sisäisistä tarpeista. Kummassakin raportissa on kiintopiste, johon kaikki muut erät vertautuvat. Taseessa se on likviditeetti ja tuloksessa liikevaihto. Kummatkin samanaikaisesti tiivistävät, mutta myös selkeyttävät talouden rakennetta lukijalle. Tuloslaskelma ja tase antavat ikään kuin kartan yrityksen talouden tulkintaan. Tuloksen ja taseen voi visualisoida ja kirjaimellisesti muotoa seuraamalla voi saada nopean ja riittävän kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Vinkkinä sanottakoon, että vahva tase näyttää timantilta ja heikko tase tikittävältä tiimalasilta.