Minimitieto riittää vain minimitarpeisiin
Lakisääteiset minimit eivät riitä vähänkään kompleksisemmassa liiketoiminnassa johdon raportoinnin tarpeisiin. Tässä vaiheessa saatetaan suunnata katse CRM:ään tai muihin aineistoihin ja ajatellaan ratkaisun vaativan jonkinlaista simppeliä (oikeasti monimutkaista) jälkilaskentaa.
Olen nähnyt tilanteita, joissa ei ole edes mietitty, että voisiko itse asiassa kahdenkertaiselle kirjanpidolle tehdä jotain. On jotenkin automaattisesti oletettu, ettei se taivu mihinkään, koska ei se ole ennenkään palvellut ketään muuta kuin viranomaisia. Kirjanpito ei oikeasti taivu kaikkeen, mutta sen potentiaali pitäisi aina arvioida ensin, kun puhutaan rahamääräisestä tiedon tarpeesta.
Usein ratkaisu löytyykin esilaskennasta jälkilaskennan sijaan. Rikastetaan kirjanpito niin hyväksi, että se vastaa johdon tarpeisiin ilman jälkilaskentaa tai ainakin hyvin minimaalisella, oikeasti simppelillä jälkilaskennalla.
Kirjanpito on kuningas
Miksi kirjanpitoon sitten pitäisi koskea?
Ensimmäinen syy on siinä, että kirjanpito on jo olemassa jokaisella yrityksellä ja siihen on jo jokin järjestelmä, jonka kaikkia ominaisuuksia ei suurella todennäköisyydellä ole hyödynnetty. Vanhan parannettu käyttö voi monesti olla uutta investointia järkevämpää, vaikka ratkaisun osaset eivät kaikilta osin olisikaan optimaalisia.
Toinen syy on tietysti kahdenkertaisessa kirjanpidon symmetriassa itsessään. Debet ja kredit yhdessä nimittäin muodostavat äärimmäisen voimakkaan liuoksen. Uskokaa pois. Laskennan tekeminen noin kovan lainalaisuuden sisältävään malliin lisää varmuutta laskentaan ja prosessiin. Aivan kuten kahdenkertainen kirjanpito aikoinaan lisäsi varmuutta kauppiaiden omaisuuden hallintaan, pankkimaailman kehitykseen, teolliseen tuotantoon ja ties mihin kaikkeen, jota me ympärillä näemme ja otamme nykyään itsestäänselvyytenä. Teknologiset tavat tehdä kirjanpitoa voivat olla moderneja tai vanhanaikaisia. Kahdenkertainen kirjanpito itsessään on kuitenkin ajaton.
Monimutkaiset tarpeet vaativat monesti monimutkaisia ratkaisuja, mutta kannattaa aina varmistaa, onko olemassa olevan potentiaali arvioitu riittävän hyvin. Joskus aidan toisella puolella oleva ruoho tosiaan on vihreämpää ja kukoistavampaa. Joskus vihreys on vain heijastus värjätystä muovista.